Google Bedrijfsprofiel voor meerdere vestigingen beheren als formule

Stel: een franchisenemer in Breda maakte jaren geleden zelf het Google-profiel van zijn vestiging aan, met zijn privé-Gmail. Nu stopt hij. Het hoofdkantoor wil de vestiging met een nieuwe ondernemer doorzetten, maar niemand anders heeft toegang tot het profiel met 300 reviews. Het risico bestaat in elke formule die groeit zonder vaste afspraken over Google Bedrijfsprofielen. Het profiel is van het merk, maar de sleutels liggen bij de vestiging.

In dit artikel lees je hoe je het beheer van Google Bedrijfsprofielen voor alle vestigingen regelt: wie eigenaar is, wie wat mag, hoe je profielen groepeert en in bulk verifieert, welke merkregels je vastlegt en wat je doet als een vestiging verhuist of een franchisenemer vertrekt. Wil je eerst weten hoe je vestigingen beter laat scoren in Google Maps, lees dan onze tips voor lokale vindbaarheid voor franchise- en retailformules. Hier gaat het om de inrichting daaronder.

Eigenaarschap: de formule is eigenaar, de vestiging beheerder

Google kent per Bedrijfsprofiel twee rollen: eigenaar en beheerder. Een profiel kan meerdere eigenaren hebben, maar altijd één primaire eigenaar. Volgens de uitleg van Google over eigenaren en beheerders hebben beheerders bijna dezelfde rechten als eigenaren. Ze kunnen openingstijden aanpassen, foto’s plaatsen, updates posten en reviews beantwoorden. Alleen eigenaren kunnen gebruikers toevoegen of verwijderen en een profiel verwijderen.

Daar volgt een heldere verdeling uit:

• Primaire eigenaar: een zakelijk account van de formule, niet van een medewerker en niet van een bureau. Gebruik een functioneel adres dat blijft bestaan als iemand vertrekt.
• Eigenaar: één of twee mensen op het hoofdkantoor als back-up.
• Beheerder: de franchisenemer of vestigingsmanager, en eventueel het marketingbureau dat het dagelijkse werk doet.

Zo kan de vestiging alles doen wat lokaal nodig is, terwijl de formule altijd de sleutel houdt. Stopt een franchisenemer, dan haal je de beheerder weg en blijft het profiel met alle reviews gewoon bestaan. Let op: een Google Group kun je niet als eigenaar of beheerder toevoegen, dus je werkt altijd met losse accounts. En wie net eigenaar is geworden, kan de eerste zeven dagen geen andere gebruikers verwijderen of het primaire eigenaarschap overdragen. Houd daar rekening mee bij een overdracht.

Als het profiel nu bij de franchisenemer ligt

Veel formules beginnen niet met een schone lei. Profielen zijn ooit aangemaakt door franchisenemers, oud-medewerkers of een lokaal bureau. Maak eerst een lijst van alle vestigingen en noteer per profiel wie de primaire eigenaar is. Vraag franchisenemers daarna om het account van de formule als eigenaar toe te voegen en het primaire eigenaarschap over te dragen. Leg in de franchiseovereenkomst of het marketingreglement vast dat het profiel van de formule is. Dat voorkomt discussie op het moment dat iemand stopt.

Bedrijfsgroepen en bulkverificatie

Bedrijfsgroepen: alle vestigingen in één omgeving

Met tien vestigingen kun je nog los inloggen per profiel. Daarboven wordt het onwerkbaar. In Business Profile Manager zet je profielen in bedrijfsgroepen (vroeger locatiegroepen). Een groep valt onder een organisatie, en de eigenaren van die organisatie kunnen locaties toevoegen, toegang delen en profielen tussen groepen verplaatsen.

Een praktische indeling:

• Eén hoofdgroep met alle vestigingen, primair eigendom van de formule.
• Eventueel subgroepen per regio of per regiomanager, zodat die alleen de eigen vestigingen ziet.
• Een aparte groep voor vestigingen die nog openen, zodat je ze pas live zet als alles klopt.

Een vestiging kan in meerdere groepen tegelijk zitten. Dat is handig: de franchisenemer beheert zijn eigen profiel, de regiomanager ziet zijn regio en het hoofdkantoor ziet alles.

Bulkverificatie bij tien of meer vestigingen

Elk profiel moet geverifieerd zijn voordat wijzigingen zichtbaar worden. Per vestiging een code via post, telefoon of video aanvragen kost veel tijd. Heb je tien of meer vestigingen van hetzelfde bedrijf, dan kun je bulkverificatie aanvragen. De voorwaarden die Google op dit moment hanteert:

• Minimaal tien profielen van hetzelfde bedrijf. Dubbele, opgeschorte of uitgeschakelde profielen tellen niet mee.
• Je vermeldt alle locaties die je beheert. Wijkt het aantal profielen af van het aantal vestigingen van de formule, dan kan Google om bewijs vragen.
• Alleen de eigenaar of een gemachtigde vertegenwoordiger mag het aanvragen. Een bureau dat meerdere bedrijven in één account heeft, kan niet in bulk verifiëren.
• Bedrijven die alleen een servicegebied hebben en geen bezoekadres tonen, komen niet in aanmerking.

Ook na een bulkverificatie kan Google om een aanvullende videoverificatie vragen. En Google kan de verificatie weer intrekken als een account niet actief wordt beheerd. Voor een formule is dat een reden te meer om het beheer centraal te borgen: het is een doorlopende taak, geen eenmalige klus.

Merkregels voor naam, foto’s en updates

Google stelt zelf al eisen aan profielen van ketens. In de richtlijnen voor het weergeven van je bedrijf staat dat alle vestigingen binnen hetzelfde land dezelfde naam moeten hebben. Plaatsnamen of filiaalnummers in de naam (“Formule Breda” of “Formule 012”) zijn dus niet de bedoeling, tenzij dat echt de naam op de gevel is. Verder vraagt Google om één profiel per locatie en waar mogelijk een lokaal telefoonnummer in plaats van een centraal klantcontactnummer.

Bovenop die regels van Google leg je als formule je eigen merkregels vast:

• Categorieën: één vaste hoofdcategorie voor alle vestigingen, met een korte lijst toegestane extra categorieën.
• Omschrijving: een vaste basistekst over de formule, met twee of drie zinnen ruimte voor de eigen vestiging.
• Foto’s: logo en omslagfoto centraal aangeleverd. De vestiging voegt eigen foto’s toe van de winkel, het team en het werk, volgens een korte fotogids (licht, geen oude huisstijl, geen stockbeelden).
• Updates: landelijke acties zet het hoofdkantoor in één keer op alle profielen. Lokale updates mogen, binnen de huisstijl en zonder eigen kortingen die botsen met de landelijke actie.
• Website-link: naar de eigen vestigingspagina op de site van de formule, niet naar de homepage en niet naar een eigen site van de franchisenemer.

Consistente NAW-gegevens in alle systemen

Naam, adres, telefoonnummer en openingstijden staan niet alleen in Google. Ze staan ook op de vestigingspagina, in de vestigingszoeker, op Facebook, in Apple Maps en in bedrijvengidsen. Als die bronnen elkaar tegenspreken, weet Google niet welke klopt. Vaak is de oorzaak simpel: de vestiging past de openingstijden aan in Google, maar niemand wijzigt de website.

Spreek daarom af dat er één bron is voor vestigingsgegevens, bijvoorbeeld het vestigingenoverzicht van het hoofdkantoor of het CMS van de site. Wijzigingen gaan eerst daar in en worden van daaruit doorgezet. Feestdagen en afwijkende openingstijden plan je centraal in, ruim vooraf, voor alle vestigingen tegelijk. Zo staat er rond kerst niet bij de helft van de vestigingen “geopend” terwijl de deur dicht zit.

Als een franchisenemer stopt of een vestiging verhuist

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Drie situaties:

De vestiging gaat door met een nieuwe franchisenemer

Het profiel blijft bestaan. Je verwijdert de vertrekkende franchisenemer als beheerder en voegt de nieuwe toe. Controleer of het telefoonnummer en het e-mailadres in het profiel nog kloppen. Maak geen nieuw profiel aan, want dan verlies je de reviews en ontstaat er een dubbel profiel dat Google kan zien als overtreding.

De vestiging verhuist

Wijzig het adres in het bestaande profiel in plaats van een nieuw profiel te maken en het oude te sluiten. De reviews en de historie blijven dan behouden. Houd er rekening mee dat Google een nieuwe verificatie kan vragen voor het nieuwe adres. Wijzig tijdens die verificatie niet ook de naam of de categorie, en controleer of er op het nieuwe adres nog een oud profiel van een vorige gebruiker staat.

De vestiging sluit definitief

Markeer het profiel als definitief gesloten. Laat een gesloten vestiging niet met oude openingstijden online staan. Klanten die voor een dichte deur staan, schrijven een review over het merk, niet over die ene vestiging.

Stappenplan: zo regel je het beheer voor de hele formule

1. Inventariseer alle vestigingen en per profiel de primaire eigenaar, de beheerders en de verificatiestatus.
2. Maak een organisatie aan in Business Profile Manager met een zakelijk account van de formule als primaire eigenaar.
3. Haal profielen die bij franchisenemers of oud-medewerkers liggen terug, of vraag toegang aan via Google.
4. Verwijder dubbele profielen en richt bedrijfsgroepen in per regio.
5. Vraag bulkverificatie aan als je tien of meer vestigingen hebt.
6. Leg de merkregels vast en zet ze in het handboek voor franchisenemers.
7. Spreek één bron af voor NAW-gegevens en openingstijden, en wie wijzigingen doorvoert.
8. Neem een vaste procedure op voor overname, verhuizing en sluiting, met het hoofdkantoor als eerste aanspreekpunt.

Gaat een vestiging ondanks alles uit beeld in Maps, lees dan hoe we een vestiging weer op de kaart kregen.

Grip voor de formule, ruimte voor de vestiging

Goed profielbeheer is geen spannend werk, maar het bepaalt wel of klanten de juiste openingstijden zien en of een vestiging zijn reviews houdt bij een overname. De formule houdt het eigenaarschap en de merkregels, de vestiging vult het profiel lokaal in. Binnen Hybride franchisemarketing houden wij de bedrijfsvermeldingen van elke vestiging bij en beantwoorden we reviews, terwijl de accounts van de formule blijven. Grote formules met een eigen marketingteam kunnen het beheer van het Google-bedrijfsprofiel ook per vestiging laten bestellen via On-demand met The Franchise Hub.

Veelgestelde vragen